Dit artikel verscheen eerder op www.cultuurwerkt.nl
“Een interview over onze HR-uitdagingen? Ja, pfff, misschien woensdag ergens,” antwoordt de HR-professional als ik vraag of we haar mogen interviewen voor een onderzoek naar toekomstbestendige organisaties. Deze reactie blijkt symbool te staan voor één van de grootste HR-thema’s van dit moment: werkdruk! Uit de 25 interviews blijkt dat werkdruk en burn-out twee van de meest genoemde HR-uitdagingen zijn, maar paradoxaal genoeg ontbreekt het de HR-professionals aan tijd om hiermee aan de slag te gaan. Jij hebt vast ook weinig tijd, dus we helpen je graag op weg en komen we met drie oplossingen om de werkdruk te verminderen.
Zelf ervaren we ook werkdruk. Twee weken nadat ik en mijn collega’s van CultuurWerkt! zijn begonnen met ons onderzoek – we namen ons voor in om twee weken tijd allemaal tien HR-professionals te interviewen – blijkt dat we de deadline bij lange na niet gaan halen. Een drukke werkweek, waarbij we ons ook nog eens slecht bewust zijn van wat we precies in die week doen, nekt ons. Het draait maar door en door. We onderschatten de tijd die het kost om de interviews gepland te krijgen en we overschatten de tijd die we zelf daarvoor beschikbaar hebben.
"There is no such thing as time”, is het statement van de Britse natuurkundige Julian Barbour. Volgens hem is het alleen maar de gepercipieerde verandering die de illusie van tijd creëert. Hij concludeert dat alles wat bestaat een samenstelling is van vele nu-momenten (‘Nows’) en dat het leggen van verbindingen en gevolgtrekkingen tussen die nu-momenten altijd subjectief is. Daarmee is tijd een subjectief begrip. Voor hem zijn zowel toekomst als verleden daarmee interpretaties van de mens. De toekomst van organisaties is dus ook al aanwezig in een nu-moment. Wat je doet, beïnvloedt namelijk wat je denkt en wat je denkt, beïnvloedt wat je doet. Maar wanneer is iets dan af? Praktisch gezien moeten we wel deadlines stellen, anders hebben we helemaal geen grip op de tijd meer.
Grip krijgen op tijd, dat gebeurde door de ontwikkeling van tijdssystemen. Zo waren er millennia voor Christus al zonnewijzers en werden in de 14e eeuw de eerste mechanische klokken gebruikt in kloosters, omdat monniken behoefte hadden aan structuur en regelmaat. Maar dat een dergelijke structuur of tijd naast duidend ook beknellend kan werken, is ook al zo oud als de tijd. De Romeinse toneelschrijver en dichter Plautus klaagde bijvoorbeeld al over het zo jammerlijk in stukken snijden en hakken van zijn dagen.
Vers over zonnewijzers, Plautus (250-185v.chr.)
Dat de goden de man laat verrekken die als eerste ontdekte
Hoe de uren te onderscheiden! Verrek ook hem,
die in deze plaats een zonnewijzer opzette,
Door mijn dagen zo jammerlijk in stukken te snijden en te hakken.
In kleine porties. Toen ik een jongen was,
was mijn buik, mijn zonnewijzer, een meer zekerder,
Juister, en meer preciezere dan een van hen.
Deze aanwijzer vertelde me wanneer het de juiste tijd was
Om te gaan eten, als ik behoefte had om te eten.
Maar nu ten dage, waarom, zelfs als ik het heb,
kan ik niet aanvallen, tenzij de zon het toestaat.
De stad is zo vol van deze verrekte zonnewijzers,
Dat het grootste deel van zijn bewoners,
Gekromd van de honger, langs de straten kruipen.
Plautus beschrijft hoe hij meer vertrouwde op zijn eigen buik dan op de klok. Nu is dat wat eten betreft natuurlijk sowieso geen verkeerde strategie, maar misschien mogen we ook in ons werk soms wat meer handelen naar onze eigen lichamelijke en mentale signalen. Werkdruk of werkstress ervaren is een individuele beleving en uit zich bijvoorbeeld in het vermoeid, lamlendig, gespannen en/of prikkelbaar zijn.
Hoe ben je in staat om de werkdruk in jouw organisatie te verminderen? Er zijn in principe drie oplossingen voor het verlagen van werkdruk van de medewerkers in jouw organisatie, namelijk de daadwerkelijke werklast verminderen, de gepercipieerde werkdruk verminderen en het verhogen van het werkvermogen.
De daadwerkelijke werklast verminderen – weerbaar zijn
Het verminderen van de werklast van je medewerkers begint met het stimuleren van hun weerbaarheid. Weerbaarheid gaat over het verhogen van vertrouwen, rust en overzicht. Medewerkers krijgen niet altijd de gelegenheid om voor zichzelf op te komen en de werkdruk bespreekbaar te maken. In een onveilige context is er de angst voor gezichtsverlies en de angst voor verlies van bijvoorbeeld ontwikkelmogelijkheden, promoties of simpelweg het mislopen van een contractverlenging. Het is dus zaak om een veilige omgeving te creëren waarin medewerkers zich kwetsbaar op durven stellen en die bovendien medewerkers vertrouwen geeft.
Praktisch gezien helpt het om individueel maar bij voorkeur op afdelingsniveau een overzicht te maken van de werklast en dit te rangschikken in mate van belangrijkheid. Vanuit een heldere missie en organisatiedoelen, is het voor de medewerkers en afdelingen goed zelf te doen. Het stellen van prioriteiten creëert een overzichtelijk geheel en vermindert de stressbeleving van onvrijwillige aandacht. Onvrijwillige aandacht gaat over het verdelen van aandacht over meerdere dingen tegelijkertijd en is werkdruk-verhogend.
Naast prioriteren, kunnen medewerkers simpelweg ook stoppen met bepaalde werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan overbodige administratie en vergaderingen. Tot slot kun je misschien ook bepaalde werkzaamheden aan anderen delegeren of overdragen of kun je (tijdelijke) ondersteuning krijgen.
De gepercipieerde werklast verminderen – veerbaar zijn
Maar zelfs als iedereen er het over eens is dat de werkdruk hoog is, is het niet altijd mogelijk om de werklast (meteen) te verminderen. Denk maar eens aan het werk in het onderwijs of de zorg. Los van de discussie over overbodige administratie kun je niet zomaar stoppen met werkzaamheden, want dan zitten de leerlingen thuis en worden de patiënten niet behandeld. Werkzaamheden overdragen kan ook niet altijd, omdat er te weinig (vakkundig) personeel beschikbaar is.
In situaties waarin we de werklast voor medewerkers niet kunnen verminderen, kunnen we ons beter richten op het verhogen van de veerbaarheid in plaats van de weerbaarheid. Werkdruk is een individuele beleving en met het veranderen van deze beleving kun je de werkdruk verminderen zonder de werklast te verminderen. Veerbaar zijn gaat over het verhogen van acceptatie, afstand kunnen nemen en relativeren. Als je kunt accepteren dat de werklast dusdanig hoog is dat dit tot een (acceptabele) vermindering van de kwantiteit en/of kwaliteit leidt, kan je dat veel rust geven. Het is niet anders en je maakt er het beste van.
Afstand nemen van het werk kan zowel in figuurlijke als letterlijke zin. Als je je werklast kunt plaatsen in een groter geheel, worden de taken die op je bordje liggen vanzelf kleiner. Afstand van het werk nemen kan ook letterlijk. Een ommetje maken en afleiding zoeken, zorgen ervoor dat je je gedachten (even) kunt verzetten.
Soms is de werklast zo hoog dat je het geheel niet kan overzien en kan er een neiging zijn om te ‘bevriezen’. Soms kunnen relativerende gedachten of mantra’s in zulke situaties helpen, zoals: ‘Ik heb voor hetere vuren gestaan’ of ‘Aan het einde komt alles goed en als het nog niet goed is, is het nog niet het einde’.
Het werkvermogen verhogen – belastbaar zijn
Als er ruimte is om je te ontwikkelen, kun je als medewerker je belastbaarheid verhogen. Door het toepassen van nieuwe en verbeterde vaardigheden ben je in staat om werk met meer vertrouwen en minder angst tegemoet te treden. Technische vaardigheden helpen bij het geloof in eigen kunnen en sociale vaardigheden dragen bij aan dialoog en reflectie. Hierdoor kun je én de daadwerkelijke werklast én de gepercipieerde werkdruk verlagen.
Gerichte aandacht in een neutrale omgeving
Stress is contextafhankelijk. Kunst en cultuur lenen zich dan ook erg goed om fysiek en mentaal uit het werk te stappen. Cultuurbezoek haalt je uit de context van werk waar stressoren om je heen zijn die om aandacht vragen. Tegenover deze onvrijwillige aandacht staat gerichte aandacht. Gerichte aandacht ontstaat tijdens bezoek aan een museum, theater of bioscoop waarbij je in een neutrale omgeving alle zintuigen kunt richten op één punt.
De kunstenaars-mindset en het omgaan met veranderingen
Een kunstenaar is meester in het experimenteren en kan deze vaardigheid op anderen overbrengen. In een wereld waarin technologie, markten en (product)ontwikkelingen meer onvoorspelbaar en ongecontroleerd worden, kan de werkwijze van experimenteren met korte feedback-loops meer houvast geven dan een gedetailleerd jaarplan dat al snel verouderd is. Hiermee kun je met kleine gerichte stappen grote resultaten neerzetten en tegelijkertijd de werkdruk verminderen.
Ruimte voor dialoog en ontspanning
Een van de eerder genoemde oplossingen om werkdruk te verminderen is het creëren van een open en veilige omgeving waarin ruimte is voor dialoog. Een cultuurbeleving leidt tot bezinning en een nieuw perspectief. Hierdoor worden stressvolle (levens)ervaringen makkelijker bespreekbaar. De stof oxytocine die hierbij wordt aangemaakt zorgt voor de verwerking van negatieve herinneringen en het reduceren van het stressgevoel. Het speelse karakter van kunst en cultuur biedt ook plezier en fascinatie en dat leidt tot ontspanning. De verhoging van dopamine en BDNF (brain-derived neurotrophic factor) zorgt hierbij voor het verdrijven van stress en angst.
Voor ons onderzoek dachten we vijftig interviews af te moeten nemen om genoeg materiaal te hebben om vast te stellen welke HR-thema’s spelen bij organisaties die toekomstbestendig willen zijn. Dat aantal hebben we onder druk van de deadline losgelaten. We besloten de inhoud van de tot dan toe gehouden interviews grondig te analyseren. Op dat moment hadden we 25 interviews afgerond en dat bleek voldoende om, in combinatie met HR-trendrapporten, de grote HR-uitdagingen en de door de HR-professionals genoemde oplossingen te destilleren. Ook een mooie oplossing!
Zelf aan de slag met de door mij ontwikkelde Weegschaal van Werkdruk? Stuur een bericht naar [email protected].
